Digitale Auftragsabwicklung – alles vom Einsatz bis zur Abrechnung
Vom Einsatz zum Rechnungsexport – ohne Zettel, ohne Lücken. In diesem Beitrag erfährst du, wie Heynote! Handwerk, Service und Montage hilft, die digitale Auftragsabwicklung in Minuten aufzusetzen: Zeiten, Tätigkeiten, Material & Fotos unterwegs erfassen, live ins Backoffice synchronisieren und abrechnen. KI-Rechnungstexte sind optional.
Wenn Papier bremst: typische Hürden im Einsatzalltag
Zeit- und Zettelwirtschaft
Lose Stundenzettel, fehlende Pausenangaben, Nachträge aus dem Gedächtnis – so entstehen Lücken und Diskussionen. In der Praxis bedeutet das: Rückfragen im Büro, Telefonate mit Mitarbeitern, Verzögerungen bei der Abrechnung. Digitale Auftragsabwicklung sorgt dafür, dass Arbeitszeiten sekundengenau erfasst werden – inklusive Pausen in der persönlichen Zeiterfassung und abrechenbarer Projektzeiten ohne Pausen.
Material unterm Radar
Verbrauchtes Material taucht zu spät oder gar nicht in der Rechnung auf. Ohne Scanner und klare Zuordnung fehlt der Überblick, ob Artikel korrekt erfasst wurden. Mit Heynote! wird Material vor Ort per QR-/EAN-Scan dokumentiert – neue Artikel können direkt angelegt werden. So fließen Mengen pro Artikel automatisch in die Abrechnung ein.
Unklare Leistungen, schwache Texte
Stichworte aus dem Einsatz reichen für nachvollziehbare Rechnungen oft nicht. Das führt zu Rückfragen – oder zu vorsichtiger Kalkulation. Heynote! wandelt Notizen bei Bedarf in strukturierte, professionelle Rechnungstexte um. Die KI ist optional und nur mit Einwilligung aktivierbar.
Fehlende Abnahme vor Ort
Ohne digitale Unterschrift bleiben Leistungen anfechtbar. In Heynote! unterschreibt der Kunde alle projektbezogenen Einträge seit der letzten Abnahme. Ab diesem Zeitpunkt sind diese Einträge systemweit schreibgeschützt – in App und Backoffice.
So läuft die digitale Auftragsabwicklung – vom Einsatz bis zur Abrechnung
App installieren und Einsatz starten
Projekt wählen, Arbeitszeit starten, Tätigkeiten notieren, Material scannen, Fotos aufnehmen. Persönliche Zeiterfassung mit Start/Pause/Stop (genau ein Timer pro Mitarbeiter), projektbezogene Zeiten mit Start/Stop ohne Pausen – mehrere Projekt-Timer parallel sind möglich.
Vor Ort vollständig dokumentieren
QR-/EAN-Scanner für Artikel, Freitext für Tätigkeiten (auch Stichpunkte). Auf Wunsch digitale Unterschrift einholen – ab dann sind die umfassten Einträge nicht mehr änderbar. Alle Daten landen live im Backoffice.
Im Backoffice prüfen und abrechnen
Zeitraum wählen, Einträge pro Kunde kontrollieren und abrechnen: Material je Artikel aggregiert, Arbeitszeit als eine Position mit 15-Minuten-Rundung auf der Gesamtposition. Optional erstellt die KI einen professionellen Positionstext aus den Tätigkeitsnotizen.
Features für Digitale Auftragsabwicklung – tief integriert, leicht bedienbar
Zeiten im Griff – persönlich und projektbezogen
Heynote! trennt klar zwischen persönlicher Zeiterfassung und abrechenbarer Projektzeiterfassung. Persönliche Arbeitszeiten laufen mit Start/Pause/Stop über den Tag – genau ein persönlicher Timer pro Mitarbeiter, Erinnerungen für Arbeitsbeginn und Pausenende inklusive. Projektzeiten werden mit Start/Stop sekundengenau erfasst, bewusst ohne Pausenfunktion; stattdessen entstehen mehrere Segmente pro Kunde/Projekt. Parallele Projekt-Timer sind erlaubt, sodass auch Überschneidungen oder spontane Störungseinsätze abbildbar sind. Im Backoffice werden alle Einträge live sichtbar und bilden die Grundlage für transparente Abrechnung und Exporte. So verschwinden Zettelwirtschaft, nachträgliche Rekonstruktion und unklare Summen aus dem Alltag.
Optionale KI für saubere Rechnungstexte
Aus stichpunktartigen Tätigkeitsnotizen werden auf Wunsch professionelle, strukturierte Positionstexte. Die KI ist standardmäßig deaktiviert und wird nur nach Einwilligung genutzt. Dadurch bleibt die Datenhoheit klar bei dir, während du im Bedarf per Klick aus Zeiten, Tätigkeiten und Material konsistente Beschreibungen erzeugst. Die Ausführlichkeit der Texte ist steuerbar – von kurz über mittel bis ausführlich. Das senkt Rückfragen beim Kunden und beschleunigt die Freigabe. Wer lieber klassisch arbeitet, nutzt die Abrechnung ohne KI und profitiert trotzdem von der lückenlosen Dokumentation und Aggregation der Daten.
Digitale Unterschrift – Belege mit Gewicht
Am Ende des Einsatzes lässt du die erbrachten Leistungen digital unterschreiben. Die Unterschrift umfasst alle projektbezogenen Einträge seit der letzten Abnahme und macht diese systemweit schreibgeschützt – in App, Web-App und Backoffice. Dadurch sind spätere Änderungen ausgeschlossen und die Nachvollziehbarkeit steigt. Im Backoffice ist transparent sichtbar, wann unterschrieben wurde und zu welchem Kunden/Projekt die Signatur gehört. Persönliche Arbeitszeiten sind bewusst ausgenommen, damit die Tagesdokumentation flexibel bleibt. Diese Klarheit reduziert Diskussionen und stärkt die Beweiskraft im Abrechnungsprozess.
Material-Scanner & Fotodokumentation
Verbrauchtes Material wird direkt beim Einsatz per QR-/EAN-Scan erfasst. Trifft die Datenbank keinen Artikel, legst du ihn sofort neu an – ohne starre Pflichtfelder, inklusive frei nutzbarem Preisfeld. Fotos landen automatisch im richtigen Projekt und ergänzen die Tätigkeitsnotizen um visuelle Belege. In der Abrechnung werden Materialmengen je Artikel über den gewählten Zeitraum aufaddiert und als einzelne Positionen ausgewiesen. So bleibt nichts unentdeckt – und du ersparst dir die aufwändige Nachpflege im Büro. Das Ergebnis sind vollständige, nachvollziehbare Rechnungen ohne Überraschungen.
FAQ
Was kostet Heynote! nach der Testphase?
Die Testphase läuft 30 Tage und umfasst beliebig viele Mitarbeiter. Danach gilt ein Lizenzmodell pro Nutzer. Systemhinweis: ab 9,99 €/Monat/Nutzer. Details zu Preisen und Lizenzen erhältst du nach Registrierung im Produkt.
Wie steht es um Datenschutz und Hosting?
Heynote! wird in Deutschland betrieben (Hosting 1&1, Datenstandort DE). Die Übertragung ist verschlüsselt (TLS/HTTPS), Backups erfolgen täglich auf einem separaten Server in Deutschland. Digitale Unterschriften fixieren erfasste Einträge systemweit. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA) ist derzeit nicht verfügbar.
Funktioniert die App auch offline?
Aktuell gibt es keine Offline-Funktion. Für die Nutzung von App, Web-App und Backoffice ist eine Datenverbindung erforderlich. Der Vorteil: Alle Einträge stehen dem Backoffice in Echtzeit zur Verfügung.
Welche Exporte und Integrationen gibt es?
Exporte: Zeiterfassung als CSV/XLSX sowie Rechnungsexport als CSV (Material je Artikel aggregiert, Arbeitszeit als eine Position mit 15‑Minuten‑Rundung auf der Gesamtposition). Geplante Anbindungen: Lexware Office und sevdesk (in Entwicklung).
Wie erhalte ich Support?
Du erreichst uns per E‑Mail (kontakt@soft-evolution.com) und Telefon (+49 541 9998424). In der App/Web-App findest du außerdem Hinweise und Einstiegshilfen für den ersten Einsatz.
Jetzt starten und Digitale Auftragsabwicklung erleben
App installieren, 30 Tage kostenlos testen und den Unterschied spüren – vom ersten Einsatz bis zum Rechnungsexport.
Erfahrungen aus dem Einsatz
„Nach vier Wochen haben wir die Zeit vom Einsatz bis zum Rechnungsexport praktisch halbiert. Besonders wertvoll: parallele Projekt-Timer und die klare Übersicht im Backoffice.“
Inhaber eines Elektrobetriebs
Live-Synchronisation zwischen App, Web-App und Backoffice sorgt dafür, dass Dispo und Abrechnung jederzeit den Stand sehen. Unterschriebene Einträge sind systemweit schreibgeschützt.
Sprachen: Deutsch, Englisch, Polnisch, Türkisch
30 Tage kostenlos testen – beliebig viele Mitarbeiter. iOS ab 16, Android ab 12. Ohne Offline-Funktion.