Warum die digitale Abnahme heute unverzichtbar ist
Viele Teams verlieren bei der klassischen Zettel-Abnahme Minuten bis Stunden pro Woche: Unterschriften fehlen, Nachträge verwischen die Chronologie, Materiallisten sind lückenhaft. Besonders ärgerlich wird es, wenn nachträgliche Änderungen an Zeiten oder Tätigkeiten Diskussionen mit dem Kunden auslösen.
Eine digitale Abnahme bündelt alle projektbezogenen Einträge seit der letzten Unterschrift: Arbeitszeit-Segmente, Tätigkeitsnotizen, Materialbuchungen und Fotodokumentation. Nach der Signatur sind diese Einträge schreibgeschützt. Dadurch entsteht ein klarer Integritäts-Schnitt mit Zeitstempel – revisionsfreundlich und intern sofort abrechnungsbereit.
Das reduziert Rückfragen, verhindert unautorisierte Änderungen und stärkt die Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden. Gleichzeitig entlastet es das Backoffice, weil weniger Nacharbeit nötig ist und Zeiten samt Kontext konsistent vorliegen.
So funktioniert die digitale Unterschrift in drei präzisen Schritten
Erfassung
Vor Ort werden projektbezogene Zeiten gestartet/gestoppt (mehrere parallele Timer möglich), Tätigkeiten in Stichpunkten notiert, Material via QR-/EAN-Scan verbucht und Fotos zur Dokumentation aufgenommen. Alles landet live im Backoffice.
Unterschreiben lassen
Am Ende des Einsatzes öffnest du die Abnahme. Der Kunde prüft die chronologische Liste und unterschreibt auf dem Gerät. Systemseitig wird Name und Zeit der Signatur gespeichert und alle umfassten Einträge unmittelbar schreibgeschützt.
Abrechnung vorbereiten
Im Backoffice siehst du sofort den Unterschriftsstatus, den Zeitstempel und kannst die fixierten Einträge einem Zeitraum zuordnen. Optional erzeugt KI daraus strukturierte Rechnungstexte, Materialmengen werden summiert, Arbeitszeit zu einer Position gerundet.
Digitale Abnahme und Unterschrift als Herzstück strukturierter Dokumentation
Unveränderbarkeit nach Signatur
Sobald unterschrieben wurde, wandelt das System alle umfassten Einträge in schreibgeschützte Datensätze um. Das verhindert nachträgliche Manipulationen und reduziert Rücksprachen mit Kunden oder internem Controlling. Der fixierende Charakter schafft einen klar definierten Abrechnungs- bzw. Review-Schnitt. Für Teams bedeutet das weniger Diff-Diskussionen und höhere Datenakzeptanz im Backoffice.
Echtzeit-Sicht im Backoffice
Alle erfassten Zeiten, Tätigkeiten, Materialbuchungen und Fotos stehen unmittelbar nach Anlage zur Verfügung. Manager erkennen an einem Blick, ob eine Unterschrift vorliegt oder noch aussteht. Das beschleunigt Freigaben, minimiert Wartezeiten und macht Ad-hoc-Auswertungen möglich, weil keine Synchronisationswartezeiten auftreten.
KI-gestützte Abrechnung (optional)
Aktivierbar nur auf Wunsch: Die KI konsolidiert Tätigkeitsstichpunkte zu strukturierten Rechnungstexten. Dabei bleiben interne Umgangssprache und Kürzel rein interne Erfassungsdetails. Die Position für Arbeitszeit wird auf 15-Minuten-Gesamtblöcke gerundet, während Material als summierte Einzelpositionen ausgegeben wird. So entsteht eine formal saubere, nachvollziehbare Rechnungsvorlage bei minimalem manuellem Aufwand.
Parallele Projekt-Timer
Mehrere abrechenbare Projektzeiten können gleichzeitig laufen. Das ist in Einsätzen mit Split-Aufträgen oder mehreren Kunden am selben Standort praktisch. Jeder Timer bleibt sekundengenau, wodurch am Ende präzise Summen pro Zeitraum entstehen. Durch die Abnahme werden die zugehörigen Segmente eindeutig fixiert.
Integrierter Material- & Fotoscan
QR-/EAN-Erfassung und direkte Fotodokumentation betten Kontext in die Chronologie ein. Das erleichtert spätere Beweisführung (z. B. Zustand vorher/nachher) und spart Rückfragen bei der Rechnungsprüfung. Unterschrift und Fixierung garantieren, dass Medien exakt dem Zeitpunkt der Erfassung zugeordnet bleiben.
Transparente Rollen & Rechte
User erfassen vor Ort; Manager prüfen, rechnen ab und exportieren Daten (CSV/XLSX). Nach Signatur verlieren beide Seiten Bearbeitungsrechte für die betroffenen Einträge, sodass Integrität nicht von individuellen Disziplinen abhängt, sondern systemisch erzwungen wird.
Häufige Fragen zur digitalen Abnahme
Wie wirkt sich die Unterschrift technisch aus?
Alle projektbezogenen Einträge seit der vorherigen Signatur werden auf schreibgeschützt gesetzt. Zeitstempel, Name und Projektzuordnung sind im Backoffice sichtbar. Die Rohdaten bleiben unverändert gespeichert.
Kann ich nach der Signatur noch etwas korrigieren?
Nein. Korrekturen müssen vor der Unterschrift erfolgen. Der Schutzmechanismus ist bewusst strikt, um Integrität und Beweiswert zu maximieren.
Was ist mit persönlicher Arbeitszeit?
Die persönliche Arbeitszeit (Start/Pause/Stop) ist unabhängig, nicht unterschriftsrelevant und nicht abrechnungsrelevant für Projektrechnungen. Sie dient interner Dokumentation.
Gibt es eine Offline-Funktion?
Derzeit nicht. Eine Netzverbindung ist erforderlich, damit Einträge live synchronisiert und sofort geprüft werden können.
Welche Exporte stehen bereit?
Zeiterfassung (CSV/XLSX) sowie Rechnungs-CSV nach Erstellung. Weitere Buchhaltungsanbindungen wie Lexware Office und sevdesk sind in Entwicklung.
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Praxisbeleg & Vertrauen
„Seit wir jede Abnahme digital signieren lassen, sind Nachfragen zu Zeiten praktisch auf Null gesunken.“ Die Kombination aus Fotodokumentation, Materialscan und sofortiger Signatur sorgt für eine lückenlose Story je Projekt – das Backoffice spart merklich Prüfaufwand.
Integritätsschub: Einträge werden sekundengenau gespeichert und nach Signatur unveränderbar – das schafft Sicherheit in Audit-Situationen und bei strittigen Reklamationen.