Sprechen statt tippen – abrechnungsfertig in Minuten
In diesem Beitrag erfährst du, wie die Spracheingabe in Heynote! Handwerksbetrieben hilft, Zeiten, Tätigkeiten und Material direkt vor Ort zu erfassen – automatisch zugeordnet und sofort im Backoffice sichtbar. Teste Heynote! 30 Tage kostenlos und erlebe, wie schnell die Einsatzdokumentation per Sprache geht.
Warum Spracheingabe im Handwerk jetzt gewinnt
- Handschuhe & Schmutz: Tippen nervt auf der Baustelle. Mit Sprache diktierst du Tätigkeiten und Material – Heynote! wandelt in Echtzeit um und ordnet zu.
- Fehlende Positionen: Stichworte reichen. Optional erstellt KI daraus professionelle Rechnungstexte, damit nichts untergeht.
- Parallel-Einsätze: Mehrere Projekt‑Timer gleichzeitig sind möglich. Alles bleibt sauber getrennt und im Backoffice gruppiert nach Kunde sichtbar.
Mehr dazu in unseren Beiträgen: Handwerker App Zeiterfassung, Baustelle App Zeiterfassung und Projektzeiterfassung mit parallelen Timern.
So funktioniert’s in Heynote!
- Projekt wählen, Projektzeit starten: Abrechenbare Zeiten laufen sekundengenau – mehrere Projekt‑Timer parallel möglich.
- Tätigkeiten diktieren: Deine Worte werden live transkribiert und automatisch als Zeit/Tätigkeit/Material zugeordnet.
- Digitale Unterschrift beim Kunden: Alle projektbezogenen Einträge seit der letzten Abnahme werden fixiert und sind danach nicht mehr änderbar.
- Backoffice: Zeitraum prüfen, optional KI‑Rechnungsvorlage erzeugen, CSV exportieren – fertig.
Sprechen – wir ordnen automatisch zu
Diktiere Tätigkeiten und Material in natürlicher Sprache. Heynote! transkribiert live und ordnet die Einträge der passenden Kategorie zu – ohne Tippen, ohne Auswahllisten. So bleibt der Kopf frei für die Arbeit vor Ort.
Unterschrift fixiert Einträge
Am Ende unterschreibt die Kundin oder der Kunde digital. Alle projektbezogenen Einträge seit der letzten Unterschrift werden schreibgeschützt – klar und nachvollziehbar für Abrechnung und Übergabe.
Bereit zur Abrechnung
Im Backoffice siehst du live den Fortschritt, gruppiert pro Kunde und Zeitraum. Ein Klick erstellt die optionalen KI‑Rechnungsvorlagen – Material je Artikel aggregiert, Arbeitszeit als eine Position mit 15‑Minuten‑Rundung.
Live-Sync & Teamwork
App und Web‑App synchronisieren live ins Backoffice. Dispo und Manager sehen Fortschritt, Materialien und Zeiten sofort – auch bei parallelen Projekt‑Timern.
Praxisbeispiele (Copy-&-Paste)
Elektro (mittel):
Diktat: „FI‑Test ok, lose PE‑Klemme erneuert, 3 Leuchten montiert.“
Positionstext: „Instandsetzung und Prüfung Elektroinstallation: lose PE‑Verbindung im Zählerkasten behoben (Klemme erneuert), FI‑Schutz geprüft (Test ok), drei Deckenleuchten montiert und elektrisch angeschlossen, abschließende Funktionsprüfung ohne Befund.“
SHK (kurz):
Diktat: „Filtereinsatz gewechselt, Anlage entlüftet, Druck 1,8 bar, Leckageprüfung ok.“
Positionstext: „Wartungsarbeiten an der Heizungsanlage: Filterwechsel, Entlüftung, Druckkontrolle, Leckageprüfung – Anlage funktionsfähig übergeben.“
Wartung (ausführlich):
Diktat: „Siphon verstopft; Demontage; Reinigung; Dichtung ersetzt; Dichtigkeitsprüfung; Bereich gereinigt.“
Positionstext: „Entstörung und Instandsetzung Waschtisch: verstopften Siphon demontiert und gereinigt, Dichtung erneuert, Dichtigkeitsprüfung ohne Auffälligkeiten. Arbeitsbereich gereinigt; Anlage ordnungsgemäß in Betrieb genommen.“
Was wird nicht erfasst? – Klarstellungen
- Persönliche Zeiterfassung ≠ Unterschrift: Die digitale Abnahme umfasst nur projektbezogene Einträge (Projektzeiten, Tätigkeiten, Material, Fotos) seit der letzten Unterschrift. Persönliche Zeiten sind nicht Teil der Unterschrift.
- Rundung nur auf der Rechnung: Die 15‑Minuten‑Rundung gilt ausschließlich für die Arbeitszeit‑Gesamtposition der Rechnung. Rohzeiten bleiben sekundengenau gespeichert.
Datenschutz & Kontrolle
Daten werden verschlüsselt übertragen und in Deutschland gehostet. Die digitale Unterschrift fixiert Einträge mit Zeitstempel und Bezug zum Auftrag – Änderungen sind danach nicht mehr möglich. Transparente Abläufe für eine nachvollziehbare Abrechnung.
Loslegen in 3 Minuten
- iOS, Android und mobile Web‑App – funktionsgleich für den Einsatz.
- 30 Tage kostenlos testen mit beliebig vielen Mitarbeiter:innen.
- Backoffice im Browser für Prüfung, Freigabe und Export.
Weitere Informationen: Startseite · Digitale Auftragsabwicklung
Häufige Fragen (FAQ)
Funktioniert Spracheingabe auch mit Hintergrundgeräuschen?
In der Praxis gilt: kurz und deutlich sprechen, Störlärm nach Möglichkeit minimieren und im Freien Windschutz beachten. Heynote! transkribiert in Echtzeit – du siehst sofort, was erkannt wurde, und kannst weiter diktieren.
Kann ich Material per Sprache erfassen?
Du kannst Material benennen und per Sprache erfassen – die Zuordnung erfolgt automatisch. Alternativ nutzt du den QR-/EAN‑Scanner; unbekannte Artikel lassen sich sofort anlegen. Der Sprach‑Flow ergänzt den Scan ideal.
Was passiert nach der Unterschrift?
Alle projektbezogenen Einträge seit der letzten Unterschrift werden schreibgeschützt. Im Backoffice sind Signatur, Zeitstempel und Bezug zum Projekt sichtbar; danach prüfst und rechnest du ab.
Zählt das in die Rechnung?
Ja – abrechnungsrelevant sind die Projektzeiten (eine Arbeitszeit‑Position, Rundung auf 15 Minuten auf der Gesamtposition) sowie Material als einzelne Positionen mit aufsummierten Mengen je Artikel.
Nächste Schritte
- Digitale Auftragsabwicklung – der Leitfaden.
- Handwerker App Zeiterfassung – Hintergründe & Tipps.
- Baustelle App Zeiterfassung – Best Practices vor Ort.
- Projektzeiterfassung mit parallelen Timern – so nutzt du Parallel‑Timer.
