Der Rundflug: Vom Einsatz vor Ort zur Rechnung
Heynote! verbindet mobile Zeiterfassung, Tätigkeits- und Materialdokumentation mit einem klaren Backoffice. Auf Wunsch erzeugt die KI strukturierte Rechnungstexte – die KI ist optional und nur mit Einwilligung aktiv.
Sprach‑AI: Eintrag sprechen, automatisch sortiert
Einträge per Sprache erfassen – die Aufnahme wird in Echtzeit in Text verwandelt und automatisch der passenden Kategorie zugeordnet. Notiere Tätigkeiten stichpunktartig oder umgangssprachlich, ohne Tippen. Projekt‑Timer lassen sich parallel starten/stoppen.
Material scannen & Fotos sichern
EAN/QR scannen, Artikel bei Bedarf sofort anlegen – Fotos landen direkt im richtigen Projekt. So entsteht eine lückenlose Dokumentation, die im Backoffice auf einen Blick prüfbar ist.
Digitale Abnahme & Abrechnung
Die Kund:in unterschreibt alle projektbezogenen Einträge seit der letzten Unterschrift – danach sind sie nicht mehr änderbar. Im Backoffice entsteht daraus eine Rechnungsvorlage: Arbeitszeit als eine Position (15‑Minuten‑Rundung auf Gesamtposition), Material je Artikel aggregiert. Optional ergänzt die KI klare Positionstexte.
Direkt loslegen: Web‑App öffnen oder die Apps installieren. Verwaltung und Abrechnung erfolgen im Backoffice.
KI gestützte Rechnungstexte im Einsatz
Optional – auf Knopfdruck
Die KI ist standardmäßig deaktiviert. Nach Einwilligung lässt du Positionstexte aus Zeiten, Tätigkeiten und Material erzeugen – Ausführlichkeit steuerbar.
Zeiten sekundengenau
Projektzeiten laufen ohne Pausen; mehrere Projekt‑Timer parallel sind möglich. In der Rechnung wird die Arbeitszeit auf 15 Minuten gerundet – auf der Gesamtposition.
Material logisch aggregiert
Alle Artikelmengen werden je Zeitraum/Kunde zusammengefasst und als einzelne Positionen ausgegeben.
Signatur sichert Einträge
Nach digitaler Unterschrift sind die umfassten Einträge in App & Backoffice schreibgeschützt.
Sprachen pro Benutzer: Deutsch, Englisch, Polnisch, Türkisch – sinnvoll für gemischte Teams auf Baustellen.
KI bleibt optional: Aktivierung im Unternehmen nur mit Einwilligung, jederzeit widerrufbar.
Rechnungsexport (CSV): Arbeitszeit als eine Position, Material je Artikel – Zeiträume in UTC.
Alle Einträge stehen dem Backoffice in Echtzeit zur Verfügung – für Prüfung, Freigabe und Abrechnung.
Mehrere Projekt‑Timer parallel sind erlaubt – sauber projektbezogen abrechenbar.
Schnittstellen & Exporte:
• Zeiterfassung: CSV/XLSX
• Rechnung: CSV
• Integration: Lexware Office (Kundenimport & Auftrags‑Export), sevdesk (in Entwicklung)
So aktivierst du die KI (optional)
- Im Backoffice anmelden (Rolle: Manager).
- Administration → Rechtliches öffnen.
- Einwilligung für AI‑Features erteilen – Status wird mit Datum/Zeit dokumentiert.
- In der Abrechnung die KI‑gestützte Rechnungsvorlage per Klick erzeugen und Ausführlichkeit wählen.
Hinweis: Die persönliche Zeiterfassung (Start/Pause/Stop) ist nicht Teil der Unterschrift/Abrechnung.
Häufige Fragen (Kurz)
Ist die KI Pflicht? Nein. KI ist optional und nur mit Einwilligung aktivierbar – jederzeit widerrufbar.
Kann ich umgangssprachliche Notizen nutzen? Ja. Auch Stichpunkte/Umgangssprache werden – bei aktivierter KI – in professionelle Positionstexte umgewandelt.
Wie werden Zeiten abgerechnet? Arbeitszeit als eine Position; Rundung auf 15 Minuten auf der Gesamtposition. Material je Artikel aggregiert.
Wie starte ich ohne Risiko? 30 Tage kostenlos testen (beliebig viele Mitarbeiter).
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