Projektzeiterfassung – auch mit parallelen Timern
Mehrere Projekte parallel im Büro? Telefonate, E‑Mails, Abstimmungen – sekundengenau dokumentiert. In diesem Beitrag erfährst du, wie Projektzeiterfassung mit parallelen Timern in Heynote! abrechenbare Zeiten pro Kunde/Projekt erfasst, Start/Stop‑Segmente bildet und die Basis für eine saubere Rechnung mit 15‑Minuten‑Rundung legt.
Wenn im Büro vieles gleichzeitig passiert: typische Hürden ohne Projektzeiterfassung
Parallele Büroaufgaben verschwinden im Alltag
Im Backoffice laufen Telefonate, E‑Mails und Abstimmungen oft gleichzeitig. Mit Stundenzetteln gehen diese Wechsel unter: Start/Stop fehlen, Nachträge sind ungenau. Parallele Projekt‑Timer bilden diese Realität ab – sekundengenau und je Kunde/Projekt sauber getrennt.
Start/Stop‑Segmente fehlen
Büroarbeit hat echte Arbeitsabschnitte statt Pausenlogik: Rückruf, E‑Mail, Ablage. Ohne Segmentlogik bleibt unklar, was wann passiert ist. Heynote! speichert Start/Stop‑Segmente sekundengenau und bildet je Projekt klare Summen.
Abrechnung dauert zu lange
Wenn Zeiten und Tätigkeiten in separaten Tools liegen, kostet das Abgleichen Zeit. In Heynote! landet alles direkt im Backoffice – bereit zur Prüfung und Abrechnung, inklusive 15‑Minuten‑Rundung auf der Arbeitszeit‑Gesamtposition.
Freigaben fehlen als Beleg
Ohne klare Freigabe entstehen Diskussionen. Mit digitaler Unterschrift/Abnahme werden projektbezogene Einträge seit der letzten Signatur bestätigt und danach schreibgeschützt – in App und Backoffice.
So funktioniert Projektzeiterfassung mit parallelen Timern im Büro
1) App/Web-App öffnen und Projekt starten
Projekt wählen und den Projekt‑Timer starten – z. B. für ein Telefonat, eine E‑Mail oder die Angebotsüberarbeitung. Läuft parallel ein zweiter Vorgang? Einfach einen zweiten Projekt‑Timer beginnen. Persönliche Arbeitszeit läuft separat mit Start/Pause/Stop (ein persönlicher Timer pro Mitarbeiter).
2) Tätigkeiten und Notizen ergänzen
Tätigkeiten als Freitext dokumentieren – auch stichpunktartig. Material/Scanner und Fotos sind verfügbar, falls im Prozess relevant (z. B. Lagerentnahme, Dokumente). Auf Wunsch digitale Unterschrift/Abnahme einholen.
3) Im Backoffice prüfen und abrechnen
Zeitraum setzen, Einträge je Kunde kontrollieren und abrechnen: Arbeitszeit als eine Position mit 15‑Minuten‑Rundung auf der Gesamtposition; Material (falls erfasst) je Artikel aggregiert. Optional generiert die KI professionelle Positionstexte aus Tätigkeitsnotizen.
Features für Projektzeiterfassung mit parallelen Timern – Büroalltag im Griff
Parallele Projekt‑Timer im Büro – realistische Mehrfacharbeit
Im Büro laufen Aufgaben selten linear. Ein Telefon klingelt, während eine E‑Mail beantwortet wird, dann eine kurze Abstimmung mit dem Kollegen – alles für unterschiedliche Kunden. Mit Heynote! startest du für jeden Vorgang einen eigenen Projekt‑Timer und kannst bei Bedarf mehrere Projekt‑Timer gleichzeitig laufen lassen. Jeder Timer ist eindeutig einem Kunden/Projekt zugeordnet und wird sekundengenau gespeichert. Persönliche Arbeitszeit bleibt separat mit Start/Pause/Stop. So entsteht eine belastbare, nachvollziehbare Dokumentation, die deine Abrechnung beschleunigt und Diskussionen vermeidet.
Sekundengenau dokumentiert – Start/Stop‑Segmente je Projekt
Projektzeiterfassung im Büro heißt: echte Arbeitsabschnitte statt Pausenlogik. Heynote! speichert jede Aktivität mit Start/Stop sekundengenau und bildet projektbezogene Summen. Parallele Timer sind erlaubt, sodass simultane Büroaufgaben klar nachvollziehbar bleiben. Alle Einträge werden live ins Backoffice synchronisiert und erscheinen im Aktivitäten‑Dashboard – filterbar nach Zeitraum, Kunde und Freitext. So entfällt die spätere Rekonstruktion und die Prüfung wird einfacher.
Digitale Unterschrift – Einträge werden schreibgeschützt
Vor Ort sichert die digitale Unterschrift alle projektbezogenen Einträge seit der letzten Signatur. Ab diesem Zeitpunkt sind sie systemweit schreibgeschützt – in App, Web-App und Backoffice. So ist transparent, was genau bestätigt wurde und wann. Persönliche Arbeitszeit bleibt davon getrennt, damit die Tagesdokumentation flexibel bleibt. Das reduziert Rückfragen und Streitfälle und macht deine Projektdokumentation revisionssicher.
Abrechnung mit 15-Minuten-Rundung – sauber und konsistent
In der Abrechnung fasst Heynote! die Arbeitszeit je Kunde/Zeitraum zu einer Position zusammen und rundet diese Gesamtposition auf 15 Minuten. Material wird je Artikel aggregiert und als einzelne Position ausgegeben. Diese klare Logik sorgt für konsistente Rechnungen, ohne die zugrunde liegenden, sekundengenauen Daten zu verändern. Optional erzeugt die KI aus Tätigkeitsnotizen professionelle Positionstexte – du entscheidest über die Ausführlichkeit.
FAQ
Was kostet Heynote! nach der Testphase?
Die Testphase läuft 30 Tage und umfasst beliebig viele Mitarbeiter. Danach gilt ein Lizenzmodell pro Nutzer. Systemhinweis: ab 9,99 €/Monat/Nutzer. Details zu Preisen und Lizenzen erhältst du nach Registrierung im Produkt.
Wie steht es um Datenschutz und Hosting?
Heynote! wird in Deutschland betrieben (Hosting 1&1, Datenstandort DE). Die Übertragung ist verschlüsselt (TLS/HTTPS), Backups erfolgen täglich auf einem separaten Server in Deutschland. Digitale Unterschriften fixieren erfasste Einträge systemweit. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA) ist derzeit nicht verfügbar.
Funktioniert die App auch offline?
Aktuell gibt es keine Offline-Funktion. Für die Nutzung von App, Web-App und Backoffice ist eine Datenverbindung erforderlich. Der Vorteil: Alle Einträge stehen dem Backoffice in Echtzeit zur Verfügung.
Welche Exporte und Integrationen gibt es?
Exporte: Zeiterfassung als CSV/XLSX sowie Rechnungsexport als CSV (Material je Artikel aggregiert, Arbeitszeit als eine Position mit 15‑Minuten‑Rundung auf der Gesamtposition). Geplante Anbindungen: Lexware Office und sevdesk (in Entwicklung).
Wie erhalte ich Support?
Du erreichst uns per E‑Mail (kontakt@soft-evolution.com) und Telefon (+49 541 9998424). In der App/Web-App findest du außerdem Hinweise und Einstiegshilfen für den ersten Einsatz.
Jetzt starten – Projektzeiterfassung erleben
App installieren, 30 Tage kostenlos testen und Projektzeiterfassung mit parallelen Timern direkt im Einsatz nutzen – vom Start/Stop bis zur Abrechnung.
Erfahrungen aus dem Einsatz
„Unsere Dispo und das Backoffice erfassen parallel Telefonate, E‑Mails und Klärungen. Mit parallelen Projekt‑Timern sind diese Abschnitte endlich sauber je Kunde dokumentiert – die Abrechnung geht deutlich schneller.“
Leitung Backoffice eines Servicebetriebs
Live-Synchronisation zwischen App, Web-App und Backoffice sorgt dafür, dass Dispo und Abrechnung jederzeit den Stand sehen. Unterschriebene Einträge sind systemweit schreibgeschützt.
Sprachen: Deutsch, Englisch, Polnisch, Türkisch
30 Tage kostenlos testen – beliebig viele Mitarbeiter. iOS ab 16, Android ab 12. Ohne Offline-Funktion.