Tätigkeitserfassung Mitarbeiter Vorlage: So klappt’s digital und ohne Excel
In diesem Beitrag erfährst du, wie Heynote! Teams in Handwerk, Service und Montage hilft, die Tätigkeitserfassung für Mitarbeiter in Minuten zu standardisieren – mit mobiler App, Backoffice und KI-gestützten (optional, nur auf Wunsch aktiviert) Rechnungsvorlagen.
Warum Vorlagen für Tätigkeitserfassung oft scheitern
Excel-Listen bremsen im Alltag
Wer im Außendienst arbeitet, hat selten Zeit für Tabellen. Zwischen Baustelle, Servicefahrt und Kundentermin bleibt das Eintragen gern liegen – am Ende fehlen Zeiten, Tätigkeiten oder Belege. Heynote! löst das mobil: Timer starten, Tätigkeiten als Stichpunkte festhalten, Material per Scan hinzufügen – fertig.
Fehlende Belege kosten Geld
Vergessene Tätigkeiten oder nicht dokumentiertes Material summieren sich schnell zu Verlusten. Mit Foto‑Dokumentation, EAN‑/QR‑Scanner und digitaler Unterschrift stellst du sicher, dass jede Position nachvollziehbar ist – und später problemlos abgerechnet werden kann.
Medienbrüche nerven das Backoffice
Handschriftliche Zettel, Messenger‑Bilder, Excel‑Sheets – alles muss händisch zusammengeführt werden. In Heynote! landen alle Daten in Echtzeit im Backoffice und lassen sich dort prüfen, freigeben und zu KI‑gestützten (optional, nur auf Wunsch aktiviert) Rechnungsvorlagen zusammenführen.
Team-Transparenz fehlt
Wer arbeitet woran, sind Tagesziele erreichbar, welche Aufträge sind abrechenbar? Heynote! zeigt laufende Einsätze, ermöglicht parallele Timer und sorgt für klare Zuordnung zu Aufträgen – farblich strukturiert und schnell zu finden.
So funktioniert die Tätigkeitserfassung mit Heynote!
1) App installieren
Installiere die App für iOS oder Android und starte deinen ersten Auftrag. Zeiten lassen sich mit Start/Pause/Stopp steuern; Erinnerungen helfen beim Tagesstart.
2) Kurz einrichten
Lege Aufträge an, nutze den QR-/EAN‑Scanner für Material und dokumentiere Tätigkeiten mit Stichpunkten oder ganzen Sätzen. Fotos landen automatisch beim Auftrag.
3) Ergebnis erleben
Im Backoffice werden Zeiten, Tätigkeiten, Material und die digitale Unterschrift zusammengeführt. Mit einem Klick erzeugst du KI‑Rechnungsvorlagen (optional, nur auf Wunsch aktiviert) – vollständig und nachvollziehbar.
Features für Tätigkeitserfassung Mitarbeiter Vorlage – was wirklich zählt
Arbeitszeiterfassung mit Timer und Erinnerungen
Die App ermöglicht Start, Pause und Stopp sowie Erinnerungen zum Tagesstart. Das reduziert vergessene Zeiten und erhöht die Genauigkeit, ohne zusätzlichen Aufwand. Ideal für Handwerk, Service und Montage, wo Einsätze dynamisch wechseln und Dokumentation nebenbei passieren muss.
Tätigkeiten dokumentieren – in Stichpunkten oder frei
Ob kurze Notizen oder ausführliche Beschreibungen: Tätigkeiten werden direkt am Auftrag abgelegt. Selbst umgangssprachliche Stichpunkte lassen sich später mit KI in professionelle Rechnungspositionen überführen – du bestimmst den Detailgrad.
Material per QR-/EAN‑Scan
Scanne Artikelcodes, lege unbekannte Produkte ad hoc an und halbiere den Aufwand in der Nachbearbeitung. Jeder Einsatz wird sauber dem Auftrag zugeordnet; verlorene Belege gehören der Vergangenheit an.
Foto‑Dokumentation und digitale Unterschrift
Beweise direkt an Ort und Stelle sichern: Fotos aus der App landen automatisch im Backoffice. Kunden unterschreiben digital, sodass die Freigabe eindeutig ist – ideal bei Gewährleistung, Wartung und Servicefällen.
Backoffice mit KI‑Rechnungsvorlagen (optional)
Alle Daten laufen im Backoffice zusammen. Mit einem Klick werden aus Zeiten, Tätigkeiten und Materialeinsätzen strukturierte Vorlagen generiert, die du nur noch prüfst und exportierst. Die KI‑Funktion ist optional und wird nur auf Wunsch aktiviert. Das beschleunigt die Abrechnung und sorgt für Vollständigkeit.
Häufige Fragen
Was kostet Heynote!?
Die App kann 30 Tage kostenlos getestet werden – mit beliebig vielen Mitarbeitern. Danach wähle ein passendes Paket. Preise und Optionen findest du in der App und auf der Website.
Wie steht es um Datenschutz?
Heynote! wird in Deutschland entwickelt. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO‑konform; persönliche Tracking‑Dienste von Drittanbietern werden auf dieser Seite nicht eingesetzt.
Funktioniert die App offline?
Aktuell gibt es keine Offline‑Funktion. Für Einsätze ohne Netzabdeckung empfehlen wir, Notizen zwischenzuspeichern und bei Verbindung fortzufahren.
Kann ich Daten exportieren?
Im Backoffice stehen CSV‑Exporte für generierte Rechnungen und erfasste Arbeitszeiten zur Verfügung – für die Weiterverarbeitung in deiner Buchhaltung.
Gibt es Support?
Ja. In‑App‑Hilfen und Support‑Kontakt sorgen dafür, dass du schnell startklar bist. Zudem bieten wir Anleitungen für typische Einsätze im Handwerk und Service.
Mehr erfahren
Du willst tiefer einsteigen? Weitere Informationen findest du hier: Weitere Informationen ansehen.
Jetzt Tätigkeitserfassung für Mitarbeiter digitalisieren