Datenschutzerklärung

soft-evolution GmbH & Co. KG, Albert-Einstein-Str. 1, 49076 Osnabrück, Telefon +49 541 9998424, Fax +49 541 9998425, E-Mail kontakt@soft-evolution.com und kontakt@heynote.app.

Vertreten durch die soft-evolution Verwaltungs GmbH, diese vertreten durch ihre Geschäftsführer Alexander Bartz und Dominik Sapinski. Handelsregister: Amtsgericht Osnabrück, HRA 200820 und HRB 201974.

Datenschutzkontakt: soft-evolution GmbH & Co. KG, Albert-Einstein-Str. 1, 49076 Osnabrück, oder kontakt@soft-evolution.com. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt.

heynote! ist eine Software, mit der Handwerks- und Servicebetriebe und ihre Mitarbeiter Zeiten, Tätigkeiten, Material und Fotos zu Kunden erfassen und daraus Rechnungsvorlagen vorbereiten.

Diese Erklärung betrifft Daten, die wir für uns selbst verarbeiten: wenn Sie unsere Website besuchen, uns schreiben, sich registrieren, ein Abonnement abschließen oder sich bei heynote! anmelden.

Daten, die ein Betrieb in heynote! über seine Mitarbeiter und Kunden erfasst (Kundenstammdaten, Notizen, Zeiten, Fotos, Unterschriften, Arbeitsbestätigungen), verarbeiten wir im Auftrag dieses Betriebs. Dafür ist der Betrieb verantwortlich; mit ihm schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, den er im Backoffice ansehen und abschließen kann. Betroffene Personen wenden sich in diesen Fällen zuerst an den Betrieb, der heynote! einsetzt.

Hosting: Die Website liegt auf einem Server der IONOS SE in Deutschland. Beim Aufruf einer Seite schreibt der Webserver ein Protokoll mit Ihrer IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, der aufgerufenen Adresse, dem Statuscode, der verweisenden Seite und der Kennung Ihres Browsers. Das brauchen wir für den sicheren Betrieb und um Fehler und Angriffe zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die Protokolle werden täglich gewechselt und nach 14 Tagen gelöscht.

Reichweitenmessung ohne Cookies: Wir zählen, welche Seiten aufgerufen werden und woher Besucher kommen, um die Website zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Gespeichert werden je Aufruf die Seite, die Zeit, die verweisende Website (nur der Name, nicht die ganze Adresse), eine Kampagnenkennung aus dem Link, die Art des Geräts, die Browserfamilie und die Sprache Ihres Browsers. Um Besucher eines Tages nicht doppelt zu zählen, bilden wir eine Kennung aus einem gekürzten Teil Ihrer IP-Adresse, der Kennung Ihres Browsers und einem Zufallswert, der jeden Tag neu erzeugt und danach überschrieben wird. Ihre IP-Adresse speichern wir dafür nicht, und Besuche an verschiedenen Tagen lassen sich nicht verbinden. Auf Ihrem Gerät wird dafür nichts gespeichert oder ausgelesen. Sendet Ihr Browser das Signal „Global Privacy Control“, zählen wir Ihre Seitenaufrufe ohne diese Kennung.

Links zu anderen Websites, etwa zur Registrierung im Backoffice, führen über eine Weiterleitung auf unserem Server, die zählt, welcher Link von welcher Seite aus geklickt wurde.

Die einzelnen Einträge der Messung löschen wir nach 14 Tagen; danach bleiben nur zusammengefasste Zahlen je Tag ohne Bezug zu einzelnen Besuchern.

Suchmaschinen: Über die Google Search Console und Bing Webmaster Tools erfahren wir, mit welchen Suchanfragen unsere Seiten gefunden werden. Diese Zahlen liefern Google und Microsoft zusammengefasst; von dieser Website gehen dabei keine Daten über Sie an Google oder Microsoft.

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Anfrageformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, sonst Buchst. f).

Über das Formular senden Sie uns Ihre Antworten auf die Fragen des Formulars, Ihren Namen, gegebenenfalls Ihre Firma, Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und Ihre Nachricht. Wir erhalten die Anfrage per E-Mail. Auf dem Server liegt sie, bis sie zugestellt ist, und danach noch 30 Tage, dann wird sie gelöscht.

Gegen Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen je Netzwerk. Dafür speichern wir eine mit einem geheimen Schlüssel gebildete Prüfsumme eines gekürzten Teils Ihrer IP-Adresse für eine Stunde, nicht die Adresse selbst.

Wenn Sie ein Konto anlegen oder von einem Manager Ihres Betriebs eingeladen werden, verarbeiten wir Ihren Benutzernamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen (wenn angegeben), die gewählte Sprache und Ihr Passwort (nur als Hash-Wert). Wir senden Ihnen Mails zur Bestätigung der E-Mail-Adresse, zur Einladung und zum Zurücksetzen des Passworts. Für den Versand setzen wir Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter ein.

Sie können sich statt mit einem Passwort mit Ihrem Google-Konto (Name, E-Mail-Adresse, Konto-ID), Ihrer Apple-ID (E-Mail-Adresse, Konto-ID) oder einem Passkey anmelden. Dabei erfahren Google bzw. Apple, dass Sie sich bei heynote! anmelden. Bei einem Passkey speichern wir nur den öffentlichen Schlüssel Ihres Geräts.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Die Daten speichern wir, solange das Konto besteht. Nach einer Kündigung kann der Betrieb 30 Tage lang ein Archiv seiner Daten herunterladen; danach werden die Daten des Betriebs gelöscht.

Für Lizenzen und Abonnements nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland; im Rahmen der Zahlungsabwicklung auch Stripe, Inc., USA). Wir verarbeiten die Lizenz- und Rechnungsdaten Ihres Betriebs; Zahlungsdaten gibt der Zahlende direkt bei Stripe ein. Für Teile der Verarbeitung, etwa zur Betrugs- und Geldwäscheprävention, ist Stripe selbst verantwortlich; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) und gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir so lange auf, wie Handels- und Steuerrecht es verlangen.

Zum Hauptkonto eines Betriebs führen wir einen Kontakt bei Brevo (Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Name des Betriebs und Schritte der Nutzung wie „erster Kunde angelegt“). Darüber senden wir Hilfen zum Einstieg und Informationen zu heynote!. Mitarbeiter eines Betriebs sind davon nicht betroffen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Kunden beim Einstieg zu unterstützen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Sie können jederzeit widersprechen, etwa über den Abmeldelink in jeder Mail.

Sie erreichen uns per E-Mail an kontakt@heynote.app oder telefonisch, in der App auch über das Menü „Support“. Wir verarbeiten Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten, um sie zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO).

Standort: Beim Anlegen eines Kunden kann heynote! den Standort Ihres Geräts abfragen und daraus eine Adresse bestimmen (siehe Abschnitt 12). Ob heynote! den Standort verwenden darf, entscheiden Sie in den Einstellungen Ihres Geräts.

Kamera und Fotos: Fotos, die Sie aufnehmen oder auswählen, werden auf unserem Server im Bereich Ihres Betriebs gespeichert. Metadaten der Fotodatei, etwa Gerät und Aufnahmezeit, werden beim Hochladen entfernt.

Spracheingabe: Wenn Sie diktieren, wandelt die Spracherkennung Ihres Geräts oder Browsers die Sprache in Text um, unter Android und in Chrome die von Google, unter iOS und in Safari die von Apple. Je nach Gerät und Einstellung geschieht das auf dem Gerät oder in der Cloud des Herstellers. Erst der erkannte Text geht an heynote!; Audioaufnahmen erhalten und speichern wir nicht.

Karte: Beim Anlegen eines Kunden in der Web-App lädt Ihr Browser Kartenausschnitte von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich). Dabei erhält OpenStreetMap Ihre IP-Adresse und den angezeigten Ausschnitt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

heynote! bietet KI-Funktionen: Diktate auswerten, Notizen verbessern und Rechnungsvorschläge erstellen. Dafür werden die jeweils nötigen Texte an den KI-Dienst von IONOS (AI Model Hub, Rechenzentren in Deutschland) übermittelt: beim Diktat der erkannte Text und die Einträge des Tages zum Kunden, bei einer Notiz deren Text, beim Rechnungsvorschlag Tätigkeiten, Zeiten und Material. Eine Übermittlung in Drittländer findet dafür nicht statt.

Das geschieht nur, wenn der Betrieb im Backoffice zugestimmt hat. Die Zustimmung lässt sich dort jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Die KI liefert Vorschläge, die Sie prüfen und übernehmen.

heynote! läuft auf einem Server von IONOS im Rechenzentrum Berlin. Die Administration des Servers übernimmt Strothmann IT als Auftragsverarbeiter. Wir sichern die Daten täglich. Die Anwendung schreibt technische Protokolle mit Benutzer- und Betriebskennungen, um Fehler zu finden.

Um Adressen in Koordinaten umzuwandeln und umgekehrt, etwa beim Anlegen eines Kunden, senden wir die Adresse bzw. die Koordinaten an OpenCage (OpenCage GmbH, Berlin). OpenCage verarbeitet die Anfragen in der EU und speichert ihren Inhalt nicht. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Neben den genannten Dienstleistern geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie es veranlassen. Richten Sie in heynote! eine Anbindung an Lexware Office, sevdesk oder FastBill ein, übermitteln wir auf Ihre Weisung Kunden und Rechnungsvorlagen an Ihr Konto dort; der jeweilige Anbieter ist dafür Ihr Vertragspartner. Installation und Aktualisierung der Apps verantworten die App-Stores von Google und Apple.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR findet statt bei Stripe (USA, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln), bei Google und Apple für Anmeldung und Spracherkennung (nach deren Bedingungen) und bei OpenStreetMap (Vereinigtes Königreich, Angemessenheitsbeschluss).

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dazu an kontakt@soft-evolution.com oder kontakt@heynote.app. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Betrieb in heynote! über Sie erfasst hat, verweisen wir Sie an diesen Betrieb.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der für uns zuständigen: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung auf dieser Website.