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Allgemeine Orientierung

Was Sie für Rechnung und Nachweis wirklich brauchen

Kein Gesetz schreibt eine ausdrücklich so genannte Auftragsdokumentation vor. Die Anforderungen ergeben sich indirekt: aus den Rechnungsangaben, aus steuerlichen Voraussetzungen und, falls vereinbart, aus der VOB/B (Stand der Angaben: 16.10.2026). Eine Handwerkerrechnung braucht nach § 14 Abs. 4 UStG Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Menge sowie Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuer. Bei Leistungen am Grundstück für Privatkunden kommt der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht dazu (Stand: 17.10.2026). Das ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Was in Ihrem Betrieb im Einzelfall gilt, etwa nach Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung, klären Steuerberater, Innung oder Rechtsberatung. Wer Art, Umfang und Zeitpunkt der Leistung sauber erfasst, tut sich beim Nachweisen leichter.

Arbeitsbestätigung mit Unterschrift im heynote!-Backoffice – fiktives Testkonto

Material getrennt, Stunden belegbar

Zwei Dinge sollten auf Ihrer Rechnung und in Ihren Unterlagen stimmen: die Trennung von Arbeit und Material und der Nachweis der Stunden.

Privatkunden können Lohnkosten nach § 35a EStG nur absetzen, wenn Arbeits- und Materialkosten getrennt ausgewiesen sind und unbar gezahlt wird (Stand: 16.10.2026). Getrennte Posten helfen also Ihren Kunden. In heynote! wird Material je Artikel zusammengefasst als eine Position ausgewiesen.

Wer nach Stunden abrechnet, muss die Stunden im Streitfall nachweisen können. Ein sauberer Stundennachweis für Handwerker ist deshalb mehr als Zettelwirtschaft. Rechnungen bewahrt der Betrieb acht Jahre auf; für Privatkunden gilt bei Leistungen am Grundstück eine Frist von zwei Jahren (Stand: 16.10.2026).

Aus einem Nachweis folgt noch kein sicherer Zahlungsanspruch. Er macht aber die Diskussion leichter.

Rapportzettel und Regiearbeit

So entsteht die Rechnungsvorlage

Ihre Jungs erfassen im Einsatz, das Büro bekommt daraus eine Vorlage zum Prüfen. Nichts davon ist eine fertige Rechnung.

Rechnungsvorlage mit kurzem Leistungstext im heynote!-Backoffice – fiktives Testkonto

  1. Arbeitszeit aus gestoppten Zeiten

    Die Arbeitszeit ist die Summe der gestoppten Zeiten. Auf der Rechnung steht sie als eine Position mit 15-Minuten-Rundung auf der Gesamtposition; die Rohzeiten bleiben sekundengenau gespeichert.

  2. Material aus erfassten Mengen

    Das Material kommt aus den erfassten Mengen und wird je Artikel zusammengefasst.

  3. Tätigkeiten aus den Notizen

    Die Tätigkeiten stehen als Liste in der Vorlage und stammen aus den Notizen der Monteure. Ohne KI übernimmt heynote! die Notizen wörtlich.

  4. Kurzfassung mit KI

    Mit KI bleibt der Text in der Fassung „Kurz“ bei den erfassten Stichpunkten. Die KI liefert Vorschläge, der Betrieb prüft sie.

  5. Prüfen und anpassen

    Das Büro liest und prüft die Rechnung vor dem Versand und ändert sie bei Bedarf.

Abnahme: unterschreiben, dann gesperrt

Mit der Unterschrift des Kunden sind Ihre Einträge geschützt. Korrekturen gehören davor.

Arbeitsbestätigung in heynote! am Handy – fiktives Testkonto

  • Unterschrift schützt

    Sie umfasst alle projektbezogenen Einträge seit der letzten Abnahme und macht diese systemweit schreibgeschützt.

  • Danach gesperrt

    Ist eine Abnahme unterschrieben oder ein Einsatz abgerechnet und archiviert, sind die Einträge gesperrt. Korrigieren Sie also vor der Unterschrift.

  • Wer vorher ändern darf

    Inhaber und Manager bearbeiten oder löschen Einträge aller Mitarbeiter, ein Monteur nur seine eigenen. Das gilt, solange nichts gesperrt ist.

Erfassen, prüfen, abrechnen: im Test ausprobieren

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