Tätigkeitserfassung
Draufsprechen, scannen, Timer starten
Schluss mit Zettelwirtschaft: Ihre Leute erfassen in Sekunden. Zeiten laufen per Start und Stop, je Auftrag entsteht eine Liste von Arbeitsphasen, Pausen ergeben sich aus den Lücken dazwischen. Mehrere Timer laufen parallel, etwa für Teilgewerke. Und wer einen Einsatz vergessen hat, legt die Zeit mit Beginn und Ende nachträglich an oder korrigiert die eigene, solange sie nicht abgenommen oder abgerechnet ist.
Reden, wie man redet
Ihre Jungs müssen nichts ausfüllen. Sie sprechen oder tippen formlos wie im Chat, was sie gemacht und verbaut haben.
Tätigkeiten und Material werden unformatiert in einer Art Chat-Oberfläche zum Kunden protokolliert, in Klartext. Bei Spracheingabe erhält heynote! den Text, den Gerät beziehungsweise Browser erkannt haben. Erst danach wertet die KI bei IONOS AI Model Hub in Deutschland diesen Text aus und macht daraus Zeiten, Tätigkeiten, Material und Notizen, und das nur nach Einwilligung des Betriebs.
Diktiert wird in der Sprache, die am Handy oder Browser eingestellt ist. heynote! transkribiert nicht selbst. Die KI schreibt die Einträge immer auf Deutsch.
Die Oberfläche der iOS-App gibt es auf Deutsch, Englisch, Polnisch und Türkisch. Android-App, Web-App und Backoffice gibt es auf Deutsch und Englisch.
Material scannen
Material aufschreiben war gestern: Ein Scan genügt.
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QR- oder EAN-Code scannen
Der Scanner in der App protokolliert das verwendete Material, ohne dass Ihre Leute etwas abtippen.
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Unbekannten Artikel direkt anlegen
Kennt heynote! einen Artikel noch nicht, legen Ihre Leute ihn beim Scannen an, gleich mit Menge und Einheit.
Was der Chef sieht und was nicht
Die wichtigsten Fragen aus der Praxis, ehrlich beantwortet.
Sieht der Chef, wo ich bin?
heynote! erfasst keinen Standort. Persönliche Arbeitszeit aus dem eigenen Timer sieht der Manager nur in Summe im Backoffice, eine Echtzeitansicht hat er nicht. Er kann die Summen als CSV oder Excel exportieren, etwa für die Lohnabrechnung. Auftragseinträge dagegen sind unmittelbar im Backoffice verfügbar und können dort geprüft und abgerechnet werden.
Kann ich mein privates Handy nutzen?
Ja. Ob ein Gerät privat oder geschäftlich gestellt ist, spielt technisch keine Rolle. heynote! läuft auf iOS ab 16 und Android ab 12 sowie im Web. Der Inhaber oder Manager lädt Mitarbeiter im Backoffice per E-Mail ein, über „Account aktivieren und starten“ setzen sie ihr Passwort. Anmelden geht dann mit Passwort, Passkey, Google oder Apple.
Was, wenn ich den Timer vergessen habe?
Kein Drama: Im Verlauf des Kunden legen Sie über „Neues Zeittracking“ die Zeit mit Beginn und Ende nachträglich an. Eigene Einträge korrigieren Sie selbst, solange sie nicht abgenommen oder abgerechnet sind. Auch das Büro kann Zeiten, Tätigkeiten, Material und Notizen ändern oder löschen, solange die Einträge nicht gesperrt sind. Inhaber und Manager bearbeiten dabei Einträge aller Mitarbeiter, ein Monteur nur seine eigenen.
Fotos nebenbei
Nebenbei geht auch das Foto: direkt in der heynote! App aufgenommen und sofort im Backoffice verfügbar.
Erst selbst, dann der jüngste Monteur
Probieren Sie es zuerst allein aus. Wenn es bei Ihnen läuft, geben Sie es an Ihren jüngsten Monteur weiter, und der Rest des Teams folgt. Der Test ist 30 Tage kostenlos und startet mit der Registrierung im Backoffice.