Arbeitszeiterfassung App
Zwei Zeiten, eine App: Arbeitszeit und Projektzeit gekoppelt
Die Arbeitszeit ist die eigene Zeit Ihrer Leute über den Tag, die Projektzeit die Zeit beim Kunden. In heynote! laufen beide gekoppelt: Wer beim Kunden startet, startet den Arbeitstag mit. In die Abrechnung gehen nur Projektzeiten, Tätigkeiten und Material, die persönliche Arbeitszeit nicht.
So läuft der Tag: starten, Pause, Feierabend
Jeder Mitarbeiter führt seine Arbeitszeit in „Mein Tag“. Das sind wenige Fingertipps, und jede Aktion lässt sich rückgängig machen.
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Arbeitszeit starten
Das passiert auch von selbst, sobald jemand eine Projektzeit startet oder einen Eintrag macht. Die Firma kann die Kopplung abschalten.
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Pause
Läuft gerade eine Projektzeit, fragt die App, ob sie weiterlaufen soll.
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Feierabend
Laufende Projektzeiten werden mit gestoppt.
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Sollzeit im Blick
Das Büro legt die Sollzeit je Wochentag fest, für die Firma und bei Bedarf je Mitarbeiter, dazu die übliche Pausendauer. Die Apps zeigen sie in „Mein Tag“.
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Erinnerungen
heynote! erinnert an den Arbeitsbeginn und, wenn die Firma es einschaltet, nach sechs Stunden an die Pause.
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Sekundengenau, mit Export
Beginn, Ende und Dauer werden sekundengenau erfasst und als CSV oder XLSX exportiert.
Vergessen, korrigieren, Apple Watch
Ein vergessener Feierabend ist kein Drama. Und die Uhr am Handgelenk spart den Griff zum Handy.
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Feierabend vergessen
Beim nächsten Öffnen fragt die App nach und schlägt die Zeit der letzten Aktivität vor. Bleibt ein Tag über 24 Stunden offen, beendet heynote! ihn selbst; im Backoffice ist er gekennzeichnet. Für vergessene Projektzeiten gilt dasselbe.
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Korrigieren
Der Manager sieht die Zeiten je Mitarbeiter, korrigiert sie und schließt vergessene Tage. Mitarbeiter bearbeiten nur ihre eigenen Einträge, solange diese nicht gesperrt sind.
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Eintragen, wann es passt
Ob jemand in Echtzeit einträgt oder erst, wenn er Zeit dazu hat, bleibt ihm überlassen.
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Apple Watch und Wear OS
Aufträge ansehen, Projektzeit starten, stoppen oder wechseln, Einträge diktieren, in „Mein Tag“ Pause und Feierabend führen. Erinnerungen wie „Feierabend vergessen?“ erscheinen auch am Handgelenk.
Erfassen auch ohne Netz
Im Keller oder auf der Baustelle ohne Empfang erfassen die Apps für iPhone, Android und Web weiter. Zeiten, Kunden, Material und Fotos liegen auf dem Gerät und gehen raus, sobald wieder Netz da ist.
Ein Gerät arbeitet bis zu 30 Tage ohne Netz, ohne sich neu anzumelden. Unter „Ausstehend“ sieht der Mitarbeiter, was noch nicht gesendet ist. Hat das Büro denselben Eintrag inzwischen geändert, wählt er dort, welche Fassung gilt.
Mit Netz stehen Einträge sofort im Backoffice und können dort geprüft und abgerechnet werden. Das Backoffice im Browser braucht eine Verbindung.
Was sieht der Chef? Die genaue Antwort
Sieht der Chef, wo ich bin? Hier steht genau, was das Büro sieht und was nicht.
Sieht der Chef, wo ich bin?
heynote! speichert zu Zeiten, Arbeitszeiten und Einträgen keinen Standort des Geräts, und das Büro sieht keinen Gerätestandort. „Team live“ zeigt unter „Wer ist wo?“, wer gerade arbeitet, Pause oder Feierabend macht und bei welchem Kunden die Projektzeit läuft. Als Ort steht die Adresse dieses Kunden, nicht der Standort des Geräts; ohne laufende Projektzeit steht dort kein Ort.
Was zeigt das Raster „Arbeitszeiten“?
Der Manager sieht die Arbeitszeit je Mitarbeiter als Woche oder Monat mit Tagesverlauf und Pausen, davon die Zeit bei Kunden und die Zeit ohne Auftrag, etwa für Fahrt oder Lager. Er kann sie als CSV oder Excel exportieren, etwa für die Lohnabrechnung.
Was ist die „Ankunft beim Kunden“?
Eine freiwillige Funktion der Apps für iPhone und Android: Auf Wunsch schlägt die App per Mitteilung vor, die Projektzeit zu starten, wenn jemand beim Kunden ankommt, und sie zu stoppen, wenn er geht. Gestartet oder gestoppt wird nie automatisch. Die Firma muss die Funktion im Backoffice erlauben, und jeder Mitarbeiter schaltet sie selbst ein. Der Standort wird nur auf dem Handy mit den Adressen der 20 zuletzt besuchten Kunden verglichen; heynote! speichert und sendet ihn nicht, das Büro sieht ihn nicht. An heynote! geht nur die angetippte Aktion. Für den Betriebsrat (§ 87 BetrVG) gibt es im Backoffice einen Mustertext.
Wann nutzt heynote! den Standort überhaupt?
Nur wenn ein Mitarbeiter beim Anlegen eines Kunden die Adresse aus seinem Standort bestimmen lässt, und für die freiwillige Ankunft beim Kunden, bei der der Standort auf dem Handy bleibt.
Abrechnen: Projektzeit, Tätigkeiten, Material als Rechnungsvorlage
Was beim Kunden erfasst wurde, müssen Sie nicht abtippen. Projektzeit, Tätigkeiten und Material gehen als Rechnungsvorlage an Lexware Office, sevdesk oder FastBill.
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Rechnungspositionen aus Erfasstem
Die Projektzeit ist die Summe der gestoppten Zeiten beim Kunden, Material kommt aus den erfassten Mengen, Tätigkeiten aus den Notizen der Monteure.
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Übergabe an Ihr Programm
Die Rechnungsvorlage mit Projektzeit am Auftrag, Tätigkeiten und Material geht an Lexware Office, sevdesk oder FastBill.
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Arbeitszeit separat
Die persönliche Arbeitszeit wird nicht übergeben. Sie exportieren sie als CSV oder Excel, etwa für die Lohnabrechnung.
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Testen Sie 30 Tage kostenlos, mit beliebig vielen Mitarbeitern und ohne Kreditkarte. Die Registrierung läuft über das Backoffice.